Мы не просто заменяем традиционные бумажные системы документооборота на электронные. Мы занимаемся внедрением только удобных для пользователей продуктов. Отдельно подчеркнем, что мы их именно внедряем, а не просто осуществляем настройку и установку.
Мы уверены, что только лишь при вовлечении в процесс установки системы сотрудников компании, в которой будет работать система, будет обеспечен необходимый положительный эффект и все вместе будет хорошо работать к всеобщему удовольствию как персонала, так и руководства. В этом случае нужный результат внедрения будет ближе и интереснее, так как они "приложили к этому делу свою руку".
Из нашего аккумулированного опыта успешных внедрений можем смело заявить, что электронный документооборот в полную силу начнет работать только после выполнения совместными усилиями заказчика и исполнителя следующих необходимых процедур:
- Перенос в систему документооборота, в первую очередь, наиболее часто употребляемых документов.
- Четкое регламентирование всех бизнес-процессов и порядка работы с электронными документами.
- Индивидуальный подход ко всем пользователям. Назначение ключевых пользователей в каждой из рабочих групп. Как правило, таковыми являются наиболее активные и заинтересованные в этом люди.
- Поэтапное увеличение числа пользователей от опытной эксплуатации системы документооборота в узком кругу до полного охвата ею всего предприятия.
- Конкретное влияние и административные меры со стороны руководства заказчика, позволяющие вовремя поставить размер месячной премии исполнителей в зависимость от их добросовестности и качества работы сотрудника с системой электронного документооборота. Это очень разумные и правомерные требования, и при их выполнении работа потребителей конечного продукта и сам процесс внедрения облегчаются существенно.
Для крупных компаний часто встает проблема выбора между «большой» ERP, «в которой все есть» и системой документооборота, которая «решает частные задачи». Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборот на предприятии документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.
Всё это есть у нас. Если типовая СЭД не охватывает всех потребностей вашего предприятия, для специфических задач вашей организации разработчики могут предложить создать специализированное решение. Что нужно сделать для того, чтобы упорядочить документооборот? Давайте обратимся к документообороту на предприятии, к реальным примерам.
Кроме того, разработчики должны обеспечить проведение как технических консультаций так и консультаций по использованию продукта, необходимой настройке системы для эффективной поддержки имеющихся в компании бизнес-процессов, проведение обучения и семинаров, разработку технических заданий и бизнес-консалтинг.
В том, с чего начать работу с СЭД, тоже существуют варианты: Можно
- внедрить готовую систему самостоятельно;
- Заказать внедрение готовой системы специалистам;
- Заказать у специалистов разработку специализированного решения.
В любом случае, при внедрении системы документооборота вам обязательно должна быть предоставлена полная техническая поддержка. Но если все же вы намерены пользоваться реальными системами управления, то вам просто жизненно необходим контроль средствами электронного документооборота. Как определить, действительно ли вам нужна автоматизация документооборота сложнее того, который доступен стандартными офисными приложениями или не нужен? Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом по прошествии длительного времени выясняется, что ERP неспособна заменить система документооборота в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже «ведутся». Делая выбор СЭД, необходимо избегать чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно, более того, придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями, документооборота на предприятии. Если этот вариант вам не подходит, внедрение документооборота на предприятии, системы электронного документооборота можно провести силами специалистов компании-разработчика ПО. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. системы управления корпоративным контентом. Основными задачами конфигурации 1С электронного документооборота являются следующие функции:
- регистрация и фиксирование документов;
- поиск электронных документов в базе данных;
- управление движением документов;
- хранение электронных копий документов;
- назначение задач пользователям;
- контроль исполнительской дисциплины;
- управление безопасностью и защита данных.
Если система менеджмента качества на предприятии представляет собой некий набор бумажных документов, в которые редко заглядывают, то, в таком случае, электронный документооборот не нужен. В последнее время многие организации с целью повышения эффективности управления внедряют системы документооборота на предприятии и переходят на электронный 1С документооборот. Главное, нужно детальное знание информационных потоков современного предприятия, знание существующих на предприятии бизнес-процессов, знание существующей IT среды, а также знание предпочтений пользователей. Чаще всего, стоимость проекта внедрения не включает в себя цену пользовательских лицензий и пакета технической поддержки. Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и в общем документооборот на предприятии.
|
